Vì Sao Giao Tiếp Trong Môi Trường Việc Làm Tiếng Nhật Lại Quan Trọng?

Giao tiếp trong công sở là sự truyền đạt thông tin giữa các cá nhân với nhau thông qua cử chỉ và lời nói. Thực tế, giao tiếp là một mắt xích rất quan trọng để xây dựng mối quan hệ chan hòa giữa các nhân viên và giữa cấp trên và cấp dưới trong môi trường công sở. Nếu doanh nghiệp có thể xây dựng nền tảng văn hóa giao tiếp tốt, thì sẽ dễ dàng đảm bảo dung hòa các mối quan hệ và góp phần vào việc quản lý và thực thi hành động đối với bộ máy nhân sự chung.

Trong môi trường công sở Nhật, giao tiếp không chỉ có tác dụng điều hòa và cân bằng các mối quan hệ mà nó còn có tầm quan trọng hơn. Đó là giao tiếp mang trong mình trọng trách thể hiện toàn bộ văn hóa và thậm chí thương hiệu của doanh nghiệp thông qua các quy tắc đón tiếp, chào hỏi và phục vụ khách hàng. Chính vì vậy, người Nhật đặc biệt coi trọng việc giao tiếp, khởi đầu là cách xưng hô với nhau trong công sở.

 Trong môi trường công sở Nhật, giao tiếp thể hiện toàn bộ văn hóa và thậm chí thương hiệu của doanh nghiệp

>>>Xem thêm: Thông tin về ngành tiếng Nhật

Quy Tắc Xưng Hô Của Người Nhật Trong Công Sở

Trong môi trường làm việc của Nhật, xưng hô được xem là điều cơ bản nhất cần được ghi nhớ trong giao tiếp. Thực tế, có một bật mí nho nhỏ là người Nhật sẽ đặt ra cách xưng hô trong lần gặp đầu và sử dụng chúng cho tất cả những lần về sau cho dù tình trạng mối quan hệ có chiều hướng đi lên đến đâu chăng nữa. Vì vậy, việc xác định cách xưng hô cho buổi gặp mặt lần đầu được coi là yếu tố cốt lõi.

Để xưng hô theo đúng kiểu Nhật, chúng ta cần gắn hậu tố “san” sau họ hoặc họ tên của người gọi, Ví dụ như ông Sakurai Saita, thay vì ta gọi là “ông Saita” thì nay theo tiếng Nhật ta nên gọi là “Saita San”. Tuy vậy có một cách gọi khác nữa là ta có thể gọi theo chức danh của người tiếp chuyện với các hậu tố như shachou (giám đốc), buchou (trưởng phòng), kachou (trưởng nhóm) …. để tỏ rõ sự tôn trọng trong môi trường việc làm tiếng Nhật.

Giao tiếp trong công sở Nhật vẫn là một thử thách không nhỏ cho bất kì nhân viên mới nào 

>>>Xem thêm: Chọn bộ mẫu câu giao tiếp tiếng Nhật trong nhà hàng

Một số lưu ý khi giao tiếp tiếng Nhật

Để tránh mắc phải những lỗi nhỏ mà gây ra ấn tượng không tốt về lâu dài thì trước hết phải lưu ý khi giao tiếp.

Trước hết lưu ý về cách xưng hô:

1.    Về mình, phải xưng hô là わたし、わたくし mà không được xưng là おれ、ぼく、あたし（Nếu xưng là chúng tôi thì phải dùng わたしども）

2.    Tại công ty thường gọi bằng họ + chức vụ(đối với người Nhật. Ví dụ: Matsumoto manager) và gọi tên +chức vụ ( đối với người Việt. Ví dụ: Thanh leader). Ngoài ra đối với khách hàng, nhiều khi sẽ là tên + 様 (sama) , hoặc là tên + 殿 (dono).

3.    Đối với người không giữ chức vụ thì gọi bằng ～+さん(～くん đối với con trai ít tuổi hơn) .

4.    Khi xưng hô về công ty mình thì dùng: 当社(とうしゃ)、わが社、弊社 nếu gọi công ty bạn thì dùng そちら様、こちら様、御社(おんしゃ) 、貴社。

Trong môi trường công sở Nhật, giao tiếp có tác dụng điều hòa và cân bằng các mối quan hệ

>>>Xem thêm: Học bổng du học báo Nhật năm 2025

Lưu ý khi giao tiếp điện thoại:

1. Khi chuông điện thoại reo, cần nhấc ống nghe ngay.

2. Nhấc ống nghe lên phải nói ngay tên công ty hoặc tên phòng, ban.

3. Xác nhận người đầu dây bên kia khi họ chưa xưng tên, xác nhận lại tên và chức vụ khi họ đã xưng tên.

4. Nghe nội dung cuộc điên thoại, xác nhận những thông tin cần thiết như: họ tên, chức danh….để làm yên lòng phía đầu dây bên kia (nếu được nhờ nhắn lại phải ghi chép cẩn thận và truyền đạt một cách chính xác, không được quên hoặc cố tình quên). Nếu việc quan trọng thì phải tìm cách liên lạc ngay.

5. Tuyệt đối không được để phía bên kia chờ lâu.

6. Nghiêm cấm dùng điện thoại của công ty vào việc riêng, ngay cả ngoài giờ.

7. Khi người được yêu cầu gặp đang có việc quan trọng (chẳng hạn như tiếp khách) thì không nên gọi người đó mà hỏi kỹ tên, địa chỉ, số điện thoại của người gọi rồi hẹn giờ liên lạc lại. Sau đó thông báo lại cho người kia biết khi họ đã xong việc.

8. Dù vậy, giao tiếp trong công sở vẫn là một thử thách không nhỏ cho bất kì nhân viên mới nào khi bước vào một môi trường làm việc thật sự. Tuy nhiên, vì người Nhật chủ yếu đề cao sự cẩn trọng và tôn kính trong lời nói nên bất kì lúc nào, bạn hãy sử dụng ngôn ngữ kèm với cử chỉ thật nhẹ nhàng và nhã nhặn nhé.

9. Hãy tìm hiểu và làm quen với phong cách giao tiếp này, nếu bạn yêu nó thì chắc chắn ít nhiều nó cũng sẽ thay đổi con người bạn, khiến bạn trở nên vô cùng lịch thiệp và dễ dàng nhận được sự yêu mến như chính hình ảnh người Nhật trong con người bạn vậy.

>>>Xem thêm: Tuyển sinh chương trình du học kỹ năng đặc định: học 1 năm làm việc năm 5 tại Nhật Bản

-------------------------------------------------------------------------------------

Khoa Ngoại ngữ - Trường Cao đẳng công thương Hà Nội

Địa chỉ: 54A1 Vũ Trọng Phụng, Thanh Xuân, Hà Nội

ĐT:  (024) 3221 6292. Hotline: 0936 717172

Email: hcit.edu.vn@gmail.com Website: www.hcit.edu.vn